Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Das Officemanagement der Abteilung Technologiemarketing und -transfer betreut ca. 15 Personen mit Aufgaben im Technologiemarketing, dem KIT-Business-Club sowie im Innovationsmanagement. Sie treiben die stetige Digitalisierung von Arbeitsprozessen im Team voran und arbeiten bei unterschiedlichen Projekten aktiv mit. 

Ihr Aufgaben umfassen im Wesentlichen:

• Sachbearbeitung für digitale Prozesse
  • Strukturieren und Auswählen von Verteilern für unterschiedliche Zwecke (CRM) 
  • Schulen neuer Mitglieder der Abteilung in den Basisfunktionen CRM
  • Anlegen neuer Strukturen im Projektmanagement (WRIKE)
  • Erstellung von Präsentationen 
  • Koordination und Controlling von Content-Archiven und Newsprozessen
• Kundendatenmanagement sowie Datenpflege im Projektmanagement (Wrike)
• Veranstaltungsmanagement 
  • Buchung von Räumen, Catering und Transporten
  • Mitarbeit auf Veranstaltungen
  • Einladungsverteiler 
  • Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen 
  • Unterstützung bei der Content-Erstellung 
• Sekretariat wie  Koordination von Anfragen und Terminen, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen und Abstimmung mit Verwaltungseinheiten etc.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Kenntnisse in MS Office und CRM
• Fähigkeit zur schnellen Einarbeitung in neue Systeme
• idealerweise Umgang mit WRIKE und Web CMS
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent, gute Kommunikationsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung, Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organisationseinheit

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

30.09.2024

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Frau Anke Weigel +49 721 608-22172.