Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Job vacancy to be filled from: 03.04.2025

Description

• Bearbeitung sämtlicher Organisations- und Verwaltungsaufgaben, die im Büroalltag am Institut anfallen z. B. Korrespondenzen sowie Planungen und Organisation von Besprechungen, Abwicklung des Post- und E-Mail-Verkehrs, Terminmanagement
• Kontrolle und Koordination des Zahlungsverkehrs, Rechnungsstellungen sowie Bearbeitung von Bestellungen
• Unterstützung von Forschungsprojekten durch Mittelanforderungen und die Erstellung von Verwendungsnachweisen sowie Verwaltung der Finanzen von Drittmittelprojekten
• Vorbereitung und Unterstützung von laufenden Personalangelegenheiten (z. B. Neueinstellungen von wissenschaftlichen und studentischen Mitarbeitenden)
• Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen
• Unterstützung bei der Organisation von Lehrveranstaltungen und studentischen Angelegenheiten (z. B. digitale Prüfungsverwaltung)

Persönliche Qualifikation

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Sie bringen Berufserfahrung im Verwaltungsdienst (wünschenswert) sowie einen sicheren Umgang mit MS-Office mit.
• Zudem haben Sie sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Erfahrung in der Anwendung von SAP ist wünschenswert.
• Eine sorgfältige, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Kommunikationsstärke runden Ihr Profil ab.

Organisationseinheit

Institut für Baustatik (IBS)

Entgelt

EG 6 TV-L, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Vertragsdauer

Unbefristet

Bewerbungsfrist bis

01.05.2025

Fachliche Ansprechperson

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Prof. Dr.-Ing. Steffen Freitag, Tel. +49 721 608-42280.

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