Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Am Arbeitsplatz in der Kaiserstraße 89 betreuen Sie zwei Teams der Dienstleistungseinheit IRM administrativ, die überwiegend drittmittelfinanziert sind: Team TRIANGEL und Team Intrapreneurship. Hierbei nehmen Sie folgende Aufgaben wahr: 

• Finanzadministration und -controlling:
  - Finanzcontrolling der geförderten Drittmittelprojekte
  - Erstellen von Drittmittelanzeigen
  - Budgetcontrolling der Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau, -planungen mit ersten Vorschlägen zur weiteren Vorgehensweise
  - Dokumentation und Aufbereitung aller Veranstaltungen (Statistiken)
  - Erstellen von Präsentationen und Übersichten
• Administration zur Vermietung von Räumlichkeiten
  - Erstellung von Kalkulationen und Angebotspaketen für Partner (Miete, Dienstleistungen)
  - Erstellung von Verträgen mit Ergänzung des Angebotspakets
  - Vertragskoordination
  - Sicherstellung interner Umbuchungen bzw. Rechnungsstellung an externe Kunden
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Vorbereitung von Dienstreisen, Verträge von Hilfskräften, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• idealerweise Kenntnisse im Umgang mit ASANA
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung

Wünschenswert ist Erfahrung in der Administration des KIT.

Entgelt

EG 9a, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organisationseinheit

Vertragsdauer

befristet bis 31.12.2026

Bewerbungsfrist bis

04.08.2024

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Manuel Köcher, manuel.koecher@kit.edu, Telefon: +49 173 5133582.