Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

In der Sachbearbeitung und Assistenz für die Leitung der Dienstleistungseinheit Innovations- und Relationsmanagement (IRM) nehmen Sie folgende Aufgaben wahr: 

• Finanzadministration:
  - Budgetcontrolling ausgewählter Kostenstellen und PSP-Elemente (SAP, AREB)
  - Budgetvorausschau sowie -planung
  - Erstellen von Präsentationen und Übersichten
• Koordination und Vorbereitung von Personalvorgängen
• Koordination sowie Umsetzung von Dokumentation und Berichtswesen inkl. Erfassung und Auswertung von Kennzahlen zum Transfer
• Inhaltliche Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Veranstaltungsmanagement: Buchung von Räumen, Catering und Transporten, Mitarbeit auf Veranstaltungen, Einladungs- und Anmeldemanagement, statistische Aufbereitung aller Verwaltungen, Unterstützung bei der Content-Erstellung 
• Sekretariatstätigkeiten wie Koordination von Anfragen als Erstkontakt, Terminkoordination, Wissensmanagement von Arbeitsprozessen etc.

Persönliche Qualifikation

Sie verfügen über:

• eine administrative Ausbildung
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung in Finanzcontrolling, Officemanagement sowie Teamassistenz
• schnelle Einarbeitungskompetenz in neue Systeme
• fundierte Kenntnisse in MS Office, idealerweise im Umgang mit Web CMS und im Kundendatenmanagement CRM 
• sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
• Organisationstalent
• gute Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung

Entgelt

EG 8, sofern die fachlichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind. 

Organisationseinheit

Vertragsdauer

unbefristet

Bewerbungsfrist bis

19.01.2025

Fachliche/r Ansprechpartner/in

Fachliche Auskünfte erteilt Ihnen gerne Herr Dr. Jens Fahrenberg, jens.fahrenberg@kit.edu, Telefon: +49 721 608 - 25580.